ميزة ملاحظات المكالمات
🔍 المقدمة
يتم تخزين كل ملاحظة بجانب سجل المكالمة مع ثلاثة عناصر:
نص الملاحظة
الشخص الذي أضاف الملاحظة
وقت إنشاء الملاحظة
يمكن لفريقك إنشاء سلسلة من التعليقات يقرأها الجميع. لماذا هذا الأمر مهم؟ يساعد ذلك في الاستغناء عن الرسائل المتناثرة عبر الدردشات المختلفة والحفاظ على مصدر واحد للحقيقة حول ما حدث في المكالمة.
يمكن الوصول إلى هذه الميزة من جزأين في منصة مقسم:
صفحة الهاتف: أضف الملاحظات أثناء المكالمة الجارية أو بعدها دون مغادرة شاشة الاتصال.
صفحة المكالمات: أضف الملاحظات في أي وقت بعد انتهاء المكالمة.
فيما يلي إرشادات خطوة بخطوة لكلا الطريقتين.
📞 الخيار 1: إضافة الملاحظات من صفحة المكالمات
الخطوة 1: افتح صفحة المكالمات
من منصة مقسم، انتقل إلى المكالمات > كل صف يمثل مكالمة مسجلة، يعرض عمود الملاحظات عدد الملاحظات المرتبطة بكل مكالمة.
الخطوة 2: في عمود الملاحظات
يؤدي الضغط على أيقونة الملاحظة إلى فتح لوحة جانبية على اليمين تتضمن تفاصيل المكالمة مثل معلومات المتصل/المستقبل، والوسوم، وقسم ملاحظات المكالمة. عندما لا توجد ملاحظات، يعرض القسم عبارة “لا توجد ملاحظات بعد” وزر إضافة ملاحظة (انظر الصورة أدناه).
الخطوة 3: أضف ملاحظة جديدة
بعد الحفظ، تظهر الملاحظة مباشرة في قسم ملاحظات المكالمة مع اسم الكاتب والطابع الزمني. يتم إضافة الملاحظات اللاحقة حسب الترتيب الزمني، مما يخلق سلسلة من التعليقات. يقوم جدول المكالمات بتحديث عداد الملاحظات بحيث يمكنك رؤية أي المكالمات تحتوي على ملاحظات موجودة.
📝 الخيار 2: إضافة الملاحظات أثناء أو بعد المكالمة (صفحة الهاتف)
إضافة الملاحظات أثناء المكالمات
انتقل إلى صفحة الهاتف وقم بإجراء مكالمة صادرة أو الرد على مكالمة واردة. أثناء المكالمة، تعرض لوحة الاتصال حالة المكالمة ولوحة الأرقام وأيقونات الإجراءات.
الخطوة 2: اضغط على أيقونة الملاحظة
من بين أيقونات الإجراءات أسفل لوحة الأرقام ستجد أيقونة تشبه بطاقة أو ورقة ملاحظة. يؤدي اختيار هذه الأيقونة إلى فتح نافذة إضافة ملاحظة في أسفل الشاشة (انظر الصورة التالية).
الخطوة 3: أدخل ملاحظاتك
الخطوة 4: تأكد من حفظ الملاحظة
بعد الحفظ، يعرض النافذة رسالة تأكيد مؤقتة مثل “تم حفظ الملاحظة بنجاح”. بعد ذلك يمكنك إغلاق النافذة. ستكون جميع الملاحظات التي تمت إضافتها أثناء المكالمة متاحة لاحقًا في صفحة المكالمات، مجمعة تحت قسم ملاحظات المكالمة لتلك المكالمة المحددة.
إضافة الملاحظات بعد المكالمات (صفحة الهاتف)
في سجل الهاتف، عند الضغط على أيقونة الملاحظات بجوار سجل المكالمة، يتم فتح نافذة الملاحظات حيث يمكنك إضافة ملاحظات إلى المكالمة المحددة.
💡 نصائح
عدة ملاحظات:
يمكنك إضافة عدد من الملاحظات حسب الحاجة. كل إدخال يحمل طابعًا زمنيًا ويُوسم باسم الكاتب بحيث يمكنك متابعة تسلسل المحادثة.
سجل التعديل:
لا يمكن تعديل الملاحظات بعد حفظها. إذا كنت بحاجة إلى توضيح أو تحديث معلومات، أضف ملاحظة جديدة للحفاظ على سجل واضح.
السماحية:
تكون ملاحظات المكالمة مرئية لجميع المستخدمين الذين يمكنهم عرض سجل المكالمة. استخدامها لنقل السياق لزملائك، أو لإطلاع المديرين، أو لتسجيل الإجراءات المتفق عليها.
عدد الأحرف:
يسمح كل نافذة ملاحظة بإدخال ما يصل إلى 500 حرف؛ يساعدك عدد الأحرف في الركن السفلي الأيمن من نافذة النص على متابعة المساحة المتبقية.
Related Articles
المكالمات الداخلية
يعتبر الاتصال الداخلي من الاتصالات المباشرة بين ممثلي الخدمة المستخدمة من داخل الشركة لجعل التواصل سهلًا بين ممثلي الخدمة والمسؤولين عبر الاتصالات الداخلية السحابية المقدمة من مقسم إذا ما كانت للشركة مكاتب في أكثر من مكان. تفاصيل الاتصال الداخلي يمكن ...المكالمات الفائتة
تعد المكالمات الفائتة حالةً من الفرص المهمة لأعمالك. يتيح لك مقسم إدارة المكالمات الفائتة بفعالية لكي لا تفوت أي فرصة للتواصل مع عملائك. تُدرج علامة التبويب هذه جميع المكالمات التي لم يتم الرد عليها أو التي تم استلامها خارج ساعات العمل الرسمية. هذه ...تسجيل المكالمات
يمكن الوصول إلى تسجيلات المكالمات مباشرةً من صفحة المكالمات حيث يمكن لمسؤول الحساب الإستماع وتنزيل جميع تسجيلات المكالمات ويمكن لممثل الخدمة الوصول فقط لتسجيلات المكالمات التي قام بإجرائها. يمكن الوصول إلى تسجيلات المكالمات من صفحة عرض المكالمة حيث ...تحويل المكالمات
تنطوي عمليات تحويل المكالمات في مراكز الاتصال على عملية إعادة توجيه مكالمة العميل من ممثل خدمة إلى آخر لضمان المساعدة والتعامل الفعال مع احتياجاتهم. يتيح ذلك تخصيص الموارد والخبرات بكفاءة ، مما يتيح تجربة عملاء سلسة. من خلال التدريب السليم ونظام ...حالات المكالمات
يمكنك تصفية المكالمات حسب نوعها أو حالتها من خلال الذهاب إلى صفحة المكالمات والضغط على "فلترة". وفيما يلي معاني حالات المكالمات. فلترة حسب النوع المكالمات الواردة المكالمات الصادرة مكالمات الحملات: المكالمات التي تمت من خلال انظمة التكامل الحملات ...